Was kostet es, die Buchhaltung machen zu lassen?

Die ehrliche Antwort zuerst: Es gibt keine Zahl, die für alle stimmt. Wer euch am Telefon nach zwei Sätzen einen Monatspreis nennt, hat entweder nicht zugehört oder rechnet später nach. Was es aber gibt, ist eine klare Logik, wie der Preis entsteht. Wenn ihr die kennt, könnt ihr jedes Angebot einordnen, unseres eingeschlossen.

Warum es keinen Festpreis gibt

Zwei Unternehmen mit je zehn Mitarbeitern können völlig unterschiedliche Buchhaltungen haben. Ein Beratungsbüro schreibt zwanzig Rechnungen im Monat und hat ein Bankkonto. Ein Onlinehändler hat hunderte Zahlungseingänge über drei Zahlungsanbieter, Retouren und Gebührenabrechnungen. Beide brauchen Buchhaltung, aber nicht dieselbe Menge davon. Deshalb kann ein seriöser Preis nur aus einem Blick auf eure tatsächlichen Zahlen entstehen, nicht aus einer Preisliste nach Mitarbeiterzahl.

Was den Preis wirklich bestimmt

Sechs Dinge machen den Unterschied, grob nach Gewicht sortiert:

1. Die Anzahl der Buchungen

Jede Eingangsrechnung, jede Ausgangsrechnung, jede Bankbewegung ist ein Vorgang. Wie viele davon im Monat anfallen, ist der wichtigste Faktor. Nicht der Umsatz, nicht die Mitarbeiterzahl: die Menge an Vorgängen.

2. Bankkonten, Karten und Zahlungsanbieter

Ein Konto ist schnell abgestimmt. Drei Konten, zwei Firmenkreditkarten und PayPal bedeuten mehr Abgleich und mehr Rückfragen.

3. Der Zustand eurer Belege

Kommen die Belege digital und vollständig, geht es schnell. Müssen wir jeden Monat Belegen hinterherlaufen oder Papier sortieren, kostet das Zeit, und Zeit ist der Preis. Gute Nachricht: Das lässt sich in den ersten Wochen meist deutlich verbessern, und der Preis sinkt mit.

4. Der Leistungsumfang

Nur laufende Buchungen? Oder auch offene Posten überwachen, Mahnungen vorbereiten, Zahlungsläufe aufsetzen, monatliche Auswertungen? Jeder Baustein mehr ist mehr Arbeit, aber auch mehr Entlastung für euch.

5. Rückstand

Liegt die Buchhaltung seit Monaten? Dann ist das Aufarbeiten ein einmaliges Projekt, das wir getrennt vom laufenden Preis kalkulieren. Danach wird es günstiger.

6. Euer Programm und der Zugang

Weil wir in eurer Software arbeiten, spielt das Programm selbst preislich kaum eine Rolle. Wichtig ist nur, dass wir sauberen Zugang bekommen. Das klären wir vor dem Start, nicht danach.

Woran ihr ein faires Angebot erkennt

Egal, von wem das Angebot kommt, achtet auf diese Punkte:

• Der Preis steht schriftlich, mit klarer Beschreibung, was enthalten ist und was nicht.
• Es gibt eine Aussage dazu, was passiert, wenn das Volumen steigt oder sinkt.
• Zusatzleistungen (Mahnwesen, Auswertungen, Aufarbeitung) sind einzeln benannt, nicht in einem Pauschalwort versteckt.
• Ihr wisst, wer eure Buchhaltung macht und wen ihr bei Fragen anruft.
• Niemand verlangt, dass ihr wegen des Dienstleisters eure Software wechselt.

Was ihr mit dem Preis vergleicht

Die Frage ist selten „Was kostet externe Buchhaltung?“, sondern „Was kostet sie im Vergleich zu dem, was wir heute tun?“. Und heute macht sie bei vielen der Geschäftsführer abends selbst, oder eine Mitarbeiterin nebenbei. Diese Stunden tauchen auf keiner Rechnung auf, aber sie fehlen woanders. Eine eigene Buchhaltungskraft wiederum kostet mehr als ihr Gehalt: Lohnnebenkosten, Urlaub, Krankheit, Einarbeitung, Arbeitsplatz. Wie ihr das sauber gegenüberstellt, haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben: Eigene Buchhaltungskraft oder externe Buchhaltung?

So kommt ihr bei uns zu einer Zahl

Wir machen es in drei Schritten, damit ihr am Ende eine Zahl habt, die hält:

1. Kostenloses Erstgespräch: Ihr erzählt, wo es hakt, wir hören zu. 30 Minuten, Telefon oder Video.
2. Blick in euer Programm: Wir schauen uns Vorgänge, Konten und Belegfluss an. Kein Aufwand für euch.
3. Schriftliches Angebot: Ein monatlicher Preis mit klarem Leistungsumfang. Passt es, starten wir innerhalb weniger Tage.

Die häufigsten Fragen zum Preis

Gibt es eine Mindestlaufzeit?

Das besprechen wir im Angebot. Wir wollen, dass ihr bleibt, weil es läuft, nicht weil ein Vertrag es verlangt.

Was ist, wenn unser Volumen schwankt?

Dann passen wir den Umfang an. Saisonale Schwankungen sind normal und kein Grund für Überraschungen auf der Rechnung.

Ist Aufarbeiten teurer als laufend?

Ja, weil es einmalig mehr Arbeit ist. Danach seid ihr im laufenden Preis, und der ist planbar.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen wieder, sorgfältig zusammengestellt zum angegebenen Stand. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Für verbindliche Auskünfte wendet euch an euren Steuerberater.