Eigene Buchhaltungskraft oder externe Buchhaltung?

Irgendwann kommt in jedem wachsenden Unternehmen der Moment, in dem die Buchhaltung nicht mehr nebenbei geht. Dann stehen zwei Wege zur Wahl: jemanden einstellen oder die Arbeit extern vergeben. Beide sind richtig, nur nicht für jedes Unternehmen. Hier ist der Vergleich, den wir auch im Erstgespräch führen würden. Inklusive der Fälle, in denen wir euch zur eigenen Kraft raten.

Worum es wirklich geht

Die Frage ist nicht „Was ist billiger?“. Die Frage ist: Wie viel Buchhaltung habt ihr, wie regelmäßig fällt sie an, und was passiert, wenn die Person, die sie macht, ausfällt? Erst wenn das klar ist, lohnt sich der Blick auf die Kosten.

Der Vergleich auf einen Blick

Wann die eigene Buchhaltungskraft die bessere Wahl ist

Ehrlich gesagt: Es gibt Unternehmen, denen wir zur Festanstellung raten würden. Zum Beispiel wenn:

• die Buchhaltung mehr als eine halbe Stelle füllt und das Volumen stabil hoch ist,
• die Person zusätzlich Büro, Personal oder Empfang übernehmen soll und ihr sowieso jemanden im Haus braucht,
• ihr sehr viele spontane Rückfragen aus dem Tagesgeschäft habt, die jemand vor Ort sofort klären soll,
• eure Buchhaltung so speziell ist, dass sie tägliche Abstimmung mit Produktion, Lager oder Projekten erfordert.

In diesen Fällen ist die Nähe mehr wert als die Flexibilität.

Wann externe Buchhaltung die bessere Wahl ist

Umgekehrt spricht vieles für extern, wenn:

• die Buchhaltung eine Viertel- bis halbe Stelle füllt: zu viel für nebenbei, zu wenig für eine Vollzeitkraft,
• das Volumen schwankt, saisonal oder mit Projekten,
• ihr niemanden findet, denn Buchhaltungskräfte sind knapp, und die Suche dauert,
• ihr euch nicht von einer einzelnen Person abhängig machen wollt,
• ihr die laufende Buchhaltung einfach vom Tisch haben wollt, ohne ein Personalthema daraus zu machen.

Die Kosten ehrlich gerechnet

Bei einer eigenen Kraft ist das Gehalt nur der Anfang. Dazu kommen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, bezahlter Urlaub, Krankheitstage, Weiterbildung, ein Arbeitsplatz mit Technik und Software-Lizenz, und die Zeit, die ihr in Suche und Einarbeitung steckt. Und: Ihr bezahlt die Stelle auch in Monaten, in denen wenig anfällt.

Bei externer Buchhaltung zahlt ihr einen monatlichen Preis für die Arbeit, die tatsächlich anfällt. Keine Nebenkosten, keine Leerlaufzeiten. Wie dieser Preis entsteht, haben wir hier erklärt: Was kostet es, die Buchhaltung machen zu lassen?

Was wir bewusst nicht tun: eine pauschale Ersparnis versprechen. Die hängt von eurem Volumen ab, und wir rechnen sie lieber mit euch im Erstgespräch durch als hier mit erfundenen Zahlen.

Der dritte Weg: die Mischung

Manchmal ist die Antwort nicht entweder-oder. Eine Bürokraft im Haus sammelt Belege, beantwortet Fragen und hält den Kontakt zu Lieferanten, während die eigentliche Buchhaltung extern läuft. Das funktioniert gut, wenn die interne Person nicht buchen will oder kann, aber den Betrieb kennt. Und weil wir in eurem Programm arbeiten, sehen beide Seiten jederzeit denselben Stand. Einen Überblick, was wir übernehmen, findet ihr auf der Leistungsseite.

Häufige Fragen

Verlieren wir Kontrolle, wenn die Buchhaltung extern ist?

Nein, wenn sie in eurem Programm bleibt. Ihr seht jede Buchung, jederzeit. Die Arbeit ist extern, die Daten nicht.

Was ist, wenn wir später doch jemanden einstellen wollen?

Dann übergeben wir. Weil alles in eurem System liegt, muss nichts migriert werden. Die neue Kraft loggt sich ein und findet eine saubere Buchhaltung vor.

Können wir mit extern anfangen und wachsen?

Genau dafür ist das Modell gedacht. Aus fünf Mitarbeitern werden fünfzehn? Der Umfang wächst mit, ohne dass ihr eine Stelle schaffen müsst.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen wieder, sorgfältig zusammengestellt zum angegebenen Stand. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Für verbindliche Auskünfte wendet euch an euren Steuerberater.