Buchhaltung auslagern ohne Softwarewechsel: So läuft es ab

Viele Unternehmen würden ihre Buchhaltung gern abgeben, tun es aber nicht. Der Grund ist selten der Preis. Der Grund ist: „Dann müssen wir bestimmt auf deren Programm wechseln, alle Daten übertragen, alles neu lernen.“ Genau das passiert bei uns nicht. Wir arbeiten in eurem Programm, mit euren Daten, in euren Abläufen. Hier steht, wie das konkret läuft.

Warum ihr wegen der Buchhaltung nicht die Software wechseln müsst

Ein Buchhaltungsprogramm ist mehr als eine Software. Es steckt voller Gewohnheiten: wie ihr Rechnungen schreibt, wo Belege landen, welche Auswertungen ihr morgens aufruft. Ein Wechsel kostet Wochen, produziert Fehler und bringt euch buchhalterisch keinen Meter weiter. Deshalb drehen wir es um: Nicht ihr passt euch an uns an, wir passen uns an euch an. Wir bekommen einen Zugang zu eurem Programm, arbeiten darin wie eine Kollegin, die im Nebenzimmer sitzt, nur eben extern.

So läuft der Start ab

1. Erstgespräch (30 Minuten)

Ihr erzählt, wie eure Buchhaltung heute läuft und wo es hakt. Wir fragen nach Programm, Belegmenge, Konten und Steuerberater. Kostenlos, per Telefon oder Video.

2. Blick ins Programm

Wir schauen uns euer System an: Version, Benutzerrechte, wie Belege reinkommen, wie die Bank angebunden ist. Daraus entsteht das Angebot. Für euch bedeutet das einen Termin von etwa einer Stunde, mehr nicht.

3. Zugang einrichten

Ihr legt uns als eigenen Benutzer in eurem Programm an, mit genau den Rechten, die wir brauchen. Nicht mehr. Ihr seht jederzeit, was wir tun, und könnt den Zugang jederzeit ändern oder beenden.

4. Belegfluss festlegen

Wir vereinbaren, wie Belege zu uns kommen: Upload im Programm, ein gemeinsames E-Mail-Postfach oder eine Belege-App. Und wir legen einen festen Rhythmus fest, zum Beispiel: Belege bis zum 5., Buchungen bis zum 15., Übergabe an den Steuerberater bis zum 20.

5. Erster Monat

Der erste Monat ist Einarbeitung für beide Seiten. Wir lernen eure Besonderheiten, ihr lernt unsere Rückfragen. Danach läuft es. In der Regel merkt ihr ab dem zweiten Monat vor allem eines: dass ihr nicht mehr dran denken müsst.

Was sich für euch ändert

• Die laufende Buchhaltung ist vom Tisch: keine Abende mit Belegen, keine Buchhaltung nebenbei.
• Ihr habt einen festen Ablauf im Monat statt „wenn Zeit ist“.
• Euer Steuerberater bekommt vollständige, sauber vorbereitete Unterlagen, pünktlich.
• Ihr habt eine feste Ansprechperson, die euer Unternehmen kennt.

Was sich für euch nicht ändert

• Euer Programm. Eure Vorlagen. Eure Auswertungen.
• Euer Zugriff: Ihr könnt euch jederzeit einloggen und jede Buchung sehen.
• Euer Steuerberater. Wir arbeiten ihm zu, wir ersetzen ihn nicht. (Ihr habt keinen? Über unseren Partner-Steuerberater lässt sich auch das lösen.)
• Eure Daten bleiben, wo sie sind. Nichts wird exportiert, migriert oder kopiert.

Wie das in den gängigen Programmen aussieht

Lexware Office

Ihr legt uns als zusätzlichen Benutzer an. Wir buchen, ihr schreibt weiter eure Rechnungen wie gewohnt. Die Übergabe an den Steuerberater läuft über die eingebaute Schnittstelle.

DATEV

Hier arbeitet meist auch euer Steuerberater. Wir stimmen mit ihm ab, wer was macht, und übernehmen die laufenden Buchungen und die Belegzuordnung. Kein Systembruch, alles bleibt in der DATEV-Welt.

sevDesk

Ein weiterer Benutzer, klare Rechte, fertig. Digitale Belege, Bankabgleich und Übergabe an den Steuerberater sind in sevDesk ohnehin angelegt, wir nutzen genau diese Wege.

Ein anderes Programm

Sage, Agenda, ADDISON, BuchhaltungsButler oder etwas Eigenes: Wir prüfen vor dem Start Zugang und Ablauf. Entscheidend ist nicht, ob wir das Programm schon hundertmal gesehen haben, sondern ob wir darin sauber arbeiten können. Bei fast allen gängigen Programmen ist die Antwort ja. Eine Übersicht: Alle Programme, mit denen wir arbeiten

Was wir vor dem Start prüfen

Damit die Zusammenarbeit funktioniert, klären wir vorher fünf Dinge. Keine Sorge, das ist ein Gespräch, keine Prüfung:

1. Zugang: Können wir einen eigenen Benutzer bekommen?
2. Rechte: Was dürfen wir sehen und ändern, was nicht?
3. Belegquellen: Woher kommen Belege heute, und wo landen sie?
4. Bank: Ist ein Bankabgleich im Programm eingerichtet?
5. Steuerberater: Wie bekommt er heute die Daten, und wie soll es künftig laufen?

Welche Aufgaben wir dann konkret übernehmen, steht auf der Leistungsseite: Buchen laufender Geschäftsvorfälle

Häufige Fragen

Seht ihr dann alles in unserem Programm?

Wir sehen, was ihr uns freigebt. In der Regel den Buchhaltungsbereich, nicht mehr. Wer welche Rechte hat, entscheidet ihr.

Können wir jederzeit aufhören?

Ja. Weil eure Daten in eurem System liegen, gibt es keinen Rückweg zu organisieren. Ihr nehmt uns den Zugang weg, fertig.

Unser Programm ist ziemlich speziell. Geht das trotzdem?

Sprecht uns an. Wir schauen es uns an und sagen ehrlich, ob es passt. Meistens tut es das.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen wieder, sorgfältig zusammengestellt zum angegebenen Stand. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Für verbindliche Auskünfte wendet euch an euren Steuerberater.