Die E-Rechnung ist eines dieser Themen, über die alle reden und bei denen trotzdem die meisten unsicher sind: Betrifft uns das? Ab wann? Und muss ich jetzt ein neues Programm kaufen? Hier die Antworten, so kurz wie möglich, ohne Fachchinesisch.

Was eine E-Rechnung ist (und was nicht)

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Computer direkt lesen und verarbeiten kann. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate: XRechnung (eine reine Datendatei) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteten Daten, also lesbar für Mensch und Maschine).

Was keine E-Rechnung ist: ein normales PDF, das ihr per E-Mail verschickt. Das sieht aus wie eine Rechnung, ist für den Computer aber nur ein Bild. Seit 2025 gilt ein einfaches PDF rechtlich nicht mehr als E-Rechnung.

Die Fristen auf einen Blick

Zeitpunkt Was gilt
Seit 1. Januar 2025 Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach.
Bis 31. Dezember 2026 Übergangsfrist: Rechnungen dürfen noch als Papier oder PDF ausgestellt werden (PDF mit Zustimmung des Empfängers).
Ab 1. Januar 2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
Bis 31. Dezember 2027 Kleinere Unternehmen (bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz) dürfen weiterhin Papier oder PDF verwenden.
Ab 1. Januar 2028 Alle Unternehmen müssen im Geschäft mit anderen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, ebenso wenig Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Kleinunternehmer im Sinne der Umsatzsteuer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können müssen auch sie.

Stand: August 2026. Die Regeln enthalten Übergangsfristen und Ausnahmen, und Details können sich ändern. Verbindlich sind die Informationen des Bundesfinanzministeriums. Wenn ihr unsicher seid, ob eine Ausnahme für euch gilt, fragt euren Steuerberater.

Was das für kleine Unternehmen konkret heißt

Für die meisten unserer Kunden ist die Sache weniger dramatisch, als sie klingt:

  • Empfangen: Ihr bekommt schon heute E-Rechnungen von größeren Lieferanten. Wichtig ist, dass sie nicht im Posteingang versanden, sondern in die Buchhaltung gelangen und richtig abgelegt werden. Denn der strukturierte Teil der Rechnung muss aufbewahrt werden, nicht nur ein Ausdruck.
  • Ausstellen: Wer unter 800.000 Euro Umsatz liegt, hat bis Ende 2027 Zeit. Aber: Viele größere Kunden verlangen E-Rechnungen schon früher, weil ihre eigenen Systeme darauf umgestellt sind. Wer liefern kann, hat einen Vorteil.
  • Programm: Fast alle gängigen Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können E-Rechnungen inzwischen erstellen und einlesen, oft muss die Funktion nur aktiviert werden. Ein neues Programm braucht ihr in aller Regel nicht.

Checkliste: Das solltet ihr jetzt prüfen

  1. Gibt es eine feste E-Mail-Adresse, an die Lieferanten E-Rechnungen schicken sollen?
  2. Landen eingehende E-Rechnungen zuverlässig in eurer Buchhaltung, oder bleiben sie im Postfach liegen?
  3. Kann euer Programm E-Rechnungen einlesen und den Dateninhalt anzeigen?
  4. Kann euer Programm E-Rechnungen erstellen? Ist die Funktion aktiviert?
  5. Werden E-Rechnungen im Original (als Datei) aufbewahrt, nicht nur als Ausdruck?
  6. Wissen die Personen, die Rechnungen schreiben und Belege annehmen, was sich ändert?

Was das mit eurer Buchhaltung zu tun hat

Die E-Rechnung wird oft als Technik-Thema behandelt. In Wirklichkeit ist sie ein Buchhaltungs-Thema, denn dort landet sie. Wenn wir eure laufende Buchhaltung übernehmen, gehört das dazu:

  • Wir nehmen eingehende E-Rechnungen entgegen, prüfen sie und buchen sie in eurem Programm.
  • Wir sorgen dafür, dass die Dateien richtig abgelegt und aufbewahrt werden.
  • Wir schauen mit euch, ob euer Programm für das Ausstellen bereit ist und was gegebenenfalls aktiviert werden muss.

Das Ausstellen selbst bleibt bei euch, in eurer Software. Wir kümmern uns darum, dass drumherum alles stimmt.

Häufige Fragen

Reicht ein PDF nicht mehr?

Für den Empfang müsst ihr E-Rechnungen annehmen können, ein PDF ist keine. Für das Ausstellen dürft ihr PDF noch bis zum Ende eurer Übergangsfrist verwenden, danach nicht mehr.

Muss ich ein neues Programm kaufen?

Meistens nicht. Prüft zuerst, ob euer Programm die Funktion schon hat. Bei den meisten gängigen Programmen ist das der Fall.

Gilt das auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden könnt ihr weiterhin wie bisher stellen.

Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung nicht verarbeiten kann?

Sie gilt trotzdem als zugegangen. Deshalb ist der Empfang der Punkt, den ihr zuerst regeln solltet: Es geht nicht darum, ob ihr sie öffnen könnt, sondern ob sie in eurer Buchhaltung ankommt.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen wieder, sorgfältig zusammengestellt zum angegebenen Stand. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Für verbindliche Auskünfte wendet euch an euren Steuerberater.

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